Pemerintah Kota (Pemko) Pekanbaru melakukan pemusnahan arsip retensi sekurang-kurangnya sepuluh tahun, Rabu (10/7/2024). Pemusnahan arsip Pemko Pekanbaru itu dipimpin langsung oleh Sekretaris Daerah Indra Pomi Nasution.
Ada 9 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemko Pekanbaru yang melakukan pemusnahan arsip tersebut. Sembilan OPD itu yakni, Sekretaris DPRD, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora), Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman (Perkim), Dinas pekerjaan Umum dan Penataan Ruang (PUPR).
Kemudian Dinas Pendidikan (Disdik), Badan Pendapatan Daerah (Bapenda), Dinas Sosial (Dinsos), Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol), dan Dinas Kesehatan (Dinkes).
Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Pekanbaru, Indra Pomi Nasution mengatakan, pemusnahan arsip ini adalah salah satu upaya menertibkan arsip-arsip yang ada di Pemko Pekanbaru.
“Pemusnahan ini tentunya juga sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan arsip,” ujar Indra.
Menurutnya, arsip ini sangat penting dan menjadi jejak peradaban, baik dari sisi kemasyarakatan, pembangunan, ekonomi dan lainnya yang dilakukan oleh Pemko Pekanbaru.
“Ini adalah catatan sejarah yang bernilai, tentu ini harus kita catat, arsipkan dengan batas waktu tertentu,” katanya.
“Selain itu, arsip juga dapat menjustifikasi sesungguhnya apa yang telah dilakukan sebelumnya. Arsip bisa bermanfaat sebagai alat bukti dalam sebuah proses hukum ataupun audit, sehingga dengan arsip ini bisa diluruskan,” sambungnya.
Di samping itu, Indra berharap masing-masing OPD agar mengelola arsipnya dengan baik. Terutama arsip-arsip yang bersifat aktif seperti design gedung yang pernah dibangun, pembangunan kota, dan tata ruang.
“Mana kala dibutuhkan, seperti design Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) kita bisa tahu persis posisinya dimana,” jelasnya.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kota Pekanbaru, Erna Juita mengatakan, pemusnahan arsip ini dilakukan terhadap arsip yang retensi sekurang-kurangnya 10 tahun.
“Jadi ada 9 OPD yang telah kita verifikasi menyerahkan arsipnya ke Dispusip. Arsip yang musnahkan itu berupa arsip dinamis yang punya klasifikasi,” ujar Erna.
Ia menyebut, arsip dinamis yang dilakukan pemusnahan itu seperti arsip-arsip administrasi, keuangan, laporan-laporan keuangan, yang retensi sekurang-kurangnya 10 tahun.
Dirinya juga memastikan, pemusnahan arsip ini juga sudah mendapat rekomendasi dari Arsip Nasional RI.
“Jadi setelah diverifikasi oleh arsip nasional, dan dibuatkan sebuah surat keputusan bahwa arsip ini bisa dilakukan pemusnahan,” jelasnya.